A metodologia 5S – Eficiência e Sustentabilidade nas organizações

Imagine um espaço de trabalho tão organizado e eficiente que todas as ferramentas, equipamentos e consumíveis tenham um local designado, eliminando a confusão e aumentando a produtividade. Bem-vindo ao mundo do 5S, uma abordagem sistemática que revoluciona os locais de trabalho e transforma o caos em perfeição simplificada.

Num mercado global cada vez mais competitivo e em constante mutação, os conceitos de eficiência e sustentabilidade tomam uma importância preponderante. Desta forma, e partindo da implementação sistemática do Lean Manufacturing nas estruturas organizacionais, destaca-se uma ferramenta: os 5S.

Os 5S são uma das ferramentas do Lean Manufacturing mais reconhecidas no setor produtivo, com resultados práticos em empresas de diversos setores.

Origem dos 5S

A Ferramenta 5S

A utilização dos 5S baseia-se numa análise sistemática de visual management que, ao tentar mitigar possíveis fontes de desperdício privilegiando a observação e a colaboração de membros de equipas de áreas diversas, tem como objetivo não só maximizar a eficiência e eficácia dos processos realizados, mas também garantir um ambiente controlado originando aumentos de produção que resultam na viabilidade financeira das organizações (lucro).

De um ponto de vista teórico, os 5S assentam em cinco termos oriundos da língua japonesa, todos eles iniciados pela letra S: Seiri (Sort ou Classificar), Seiton (Set In Order ou Ordenar), Seiso (Shine ou Limpar), Seiketsu (Standardize ou Uniformizar) e Shitsuke (Sustain ou Manter). A ordem original dos 5S deve ser respeitada, de maneira a seguir um raciocínio lógico e, em última análise, garantir resultados satisfatórios.

Seiton (Set in order ou Ordenar): Organização dos itens necessários, no lugar mais adequado para a sua utilização

• Como?
  • Arrumar os utensílios em lugar de fácil acesso, ordenando-os por ordem de utilização, ou por referência (quando aplicável)
  • Definir locais fixos para os utensílios e identificar cada posição

• Objetivo:
  • Diminuir os tempos de procura de utensílios
  • Facilitar a arrumação do espaço

Seiketsu (Standardize ou uniformizar): Uniformização dos postos e elaboração de procedimentos relativos aos 3S anteriores.

• Como?
  • Definir procedimentos de trabalho que garantam igual implementação entre os vários postos
  • Identificar formas de estabelecer as práticas no local de trabalho como padrão,
  • Estabelecimento de um conjunto de boas práticas e o conhecimento de todos os elementos da equipa.

• Objetivo:
  • Tornar os postos de trabalho semelhantes entre si
  • Todos ficam a par das boas práticas e das responsabilidades
  • Suavizar as trocas de postos entre trabalhadores
    • Postos iguais, fluxo de trabalho igual, mais eficiência no processo

Implementação 5S

Na implementação da metodologia 5S, a adesão dos operadores apresenta-se como uma parte crucial e determinante para o sucesso do projeto. De facto, a predisposição das organizações em estarem abertos e empenhados a aprender uma nova abordagem para realizar tarefas torna-se vital na execução dos 5S. Uma das formas para cativar os funcionários incluem, por exemplo, a promoção e investimento na sua formação bem como a apresentação de exemplos de sucesso. Numa fase posterior, segue-se o diagnóstico inicial detalhado do ambiente de trabalho e identificação das áreas de foco da organização que têm maior impacto na sustentabilidade e produtividade. Terminada a fase de avaliação e entendimento da organização em causa, segue-se a definição dos planos de ação e objetivos mensuráveis a alcançar, ao determinar os responsáveis, as atividades a realizar e os prazos associados. Concluída esta etapa, deve-se, então, concretizar os cinco termos referidos pela ordem anteriormente especificada.

Benefícios 5S

A adoção desta metodologia apresenta diversos benefícios para as organizações que recorrem a este tipo de abordagem, nomeadamente:

• Redução do desperdício: ao remover movimentação excessiva e stocks desnecessários.
• Melhoria da eficiência operacional: ao indicar ferramentas úteis de modo que os operadores realizem as suas tarefas de forma eficaz e rápida.
• Aumento da segurança: ao promover a limpeza e a organização no local de trabalho.
• Melhoria da qualidade de trabalho: através do estabelecimento de regras e padrões claros de organização, tornando a realização das tarefas mais fluídas.

Desafios dos 5S

Iniciado o processo de utilização da ferramenta 5S, verifica-se que por vezes as organizações não obtêm o sucesso pretendido. Tal facto deve-se a uma série de desafios que deverão ser tidos em atenção:

Querer implementar a utilização da ferramenta em toda a organização de uma vez.

A ferramenta deve ser aplicada em áreas específicas da empresa e posteriormente ser disseminada pelas restantes áreas. Passos pequenos e consistentes são o caminho opara o sucesso.

Dificuldade na sustentação da solução

A incorporação dos 5S deve ser acompanhada nas tarefas diárias da empresa. Deverão ainda ser realizadas pequenas inspeções às áreas onde a ferramenta foi implementada por forma a garantir o seu cumprimento. Juntar estas inspeções à Gemba Walk é uma forma ótima de obter bons resultados!

Resistência à mudança

A resistência por parte dos vários quadros das organizações, administrativos e produtivos é um dos grandes desafios a ultrapassar. Torna-se imperativo formar os colaboradores e demonstrar os benefícios que esta implementação traz à organização, bem como fornecer informações claras sobre os objetivos esperados.

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